無論是政治交流，還是商業(yè)活動、人員交往，函件是不可缺少的重要手段。函件看似簡單，但由于它是雙方表達感情、交流思想的一個媒介，同時中日兩種語言的信函格式又有很大不同， 所以在翻譯時，必須注意一些必要的技巧。信函是通信雙方交流感情、互通信息的重要手段，所以在翻譯信函時，一定要注意信息傳遞是否準(zhǔn)確，感情表達是否恰當(dāng)。同吋，日語信函非常講究禮節(jié)，譯者必須熟悉它的固定格式，并能夠熟練使用敬語。
1. 要按照日語相應(yīng)的函件格式
由于是函件，所以在格式上要注意符合日語函件的習(xí)慣，整個篇章都要調(diào)整，否則就會顯得不倫不類。
日語一般商務(wù)函件的開頭格式是：
〇〇〇〇年〇〇月〇〇日
御中（様）
〇〇〇〇株式會社
〇〇〇部
〇〇〇〇
而中文的函件則是將寫信人的姓名、寫信日期放在最后。所以在將中文函件翻譯成日語時一定要將寫信日期、寫信人按照日語書信的習(xí)慣放到前面，這樣才能符合譯入語讀者的閱讀習(xí)慣。
又如：在中文的商業(yè)信函末尾一般的套語是：“感謝貴司對我們公司的ー貫支持和積極合作！并頌商祺！”這些感謝和祝愿的話在日語中一般放在標(biāo)題的下面。翻譯為：
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃、格別のご協(xié)力を賜り、厚くお禮を申し上げます。
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