翻譯項目必然需要依靠相關的人力資源來完成，項目經(jīng)理在組織所需的項目資源時，需要綜合權(quán)衡內(nèi)部資源和外部資源的使用，并根據(jù)項目進展的需要，及時將項目信息傳達給相關人員，以便其安排工作。
所謂“及時”，是指根據(jù)項目的工作量、任務類型以及資源需求，預先對相關人員進行告知。在進行任務預告時，項目經(jīng)理需要學會掌握尺度，以免造成不必要的混淆和困擾。一般來說，對于較小的翻譯項目 (比如工作量在一兩千字以內(nèi))，而且客戶要求的時間表也基本合理，往往是不需要進行任務預告的，因為這類小項目并不會對大多數(shù)團隊的常規(guī)生產(chǎn)任務安排帶來實質(zhì)性的影響；然而，如果客戶要求的時間表非常急迫(比如要求當日提交)，那么就有必要在確知何時將收到發(fā)包文件的前提下進行項目預告，以便各生產(chǎn)團隊能夠預訂相應的資源。即便如此，項目經(jīng)理仍需注意的是，不同國家/地區(qū)的節(jié)假日等因素也可能對項目的按時提交造成影響，“及時”也意味著將這些因素同時考慮進去。
在內(nèi)部資源和外部資源的使用上，需要采用不同的組織策略：
· 內(nèi)部資源：一般來說，內(nèi)部資源與項目經(jīng)理之間并沒有什么直接的隸屬關系，項目經(jīng)理需要和負責內(nèi)部資源分配的人進行溝通，根據(jù)項目的具體需要來尋求得到相應的資源。負責資源分配的一般會是相關職能部門的經(jīng)理。
· 外部資源：對外部資源的使用多數(shù)情況下需要通過供應商管理部門的幫助來達成。在大多數(shù)項目管理公司，一般都會有專門的人員負責供應商的管理，供應商的相關信息也會存放在專門的數(shù)據(jù)庫中。項目經(jīng)理提出相關需求之后，供應商管理部門會根據(jù)各供應商的技能、經(jīng)驗以及以往的績效表現(xiàn)來遴選出最合適的外部資源，然后與之聯(lián)系并進行洽商，了解其是否能夠滿足該項目的具體需要。當然，在實際的生產(chǎn)中，出于各種原因，項目經(jīng)理也可直接與相關外部資源進行聯(lián)系，特別是在那些之前有過合作的項目上，項目經(jīng)理應優(yōu)先考慮使用同樣的資源，以確保充分利用此前的經(jīng)驗和技能。
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