· 范圍信息：主要包括項(xiàng)目牽涉到的工作內(nèi)容。以翻譯項(xiàng)目公司的業(yè)務(wù)形態(tài)舉例，語言服務(wù)涉及到的工作內(nèi)容包括具體的語種以及各語種的字?jǐn)?shù)信息(在客戶要求使用翻譯記憶庫的情況下，為更準(zhǔn)確地衡量工作量，以提供等價(jià)字信息為宜)；此外如桌面排版服務(wù)，涉及的工作內(nèi)容也包括具體的語種及各語種的頁數(shù)信息(由于不同的排版工具導(dǎo)致的生產(chǎn)率差別較大，為更準(zhǔn)確地衡量工作量，往往需要備注出具體的排版工具)；還有其他一些業(yè)務(wù)形態(tài)，可以采用小時(shí)數(shù)來計(jì)算工作量?？傮w目的在于將準(zhǔn)確的工作總量傳達(dá)給項(xiàng)目成員，以便其了解各自工作所占的比重。
· 其他信息：不同的項(xiàng)目有不同的側(cè)重點(diǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理可根據(jù)所管理項(xiàng)目的實(shí)際情形，相應(yīng)添加一些適合全體項(xiàng)目成員了解的信息。
需要說明的是，項(xiàng)目常規(guī)信息的建立并不是填充一些靜態(tài)的數(shù)據(jù)，其維護(hù)工作也同樣重要。隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，必然會產(chǎn)生各方面的數(shù)據(jù)變化，諸如項(xiàng)目成員
的變動、進(jìn)度與成本的修改、工作內(nèi)容的重新界定等，所有這些涉及項(xiàng)目全局的信息，均應(yīng)在第一時(shí)間內(nèi)予以發(fā)布，以便項(xiàng)目組能夠及時(shí)了解項(xiàng)目概況，并根據(jù)所承擔(dān)的職責(zé)進(jìn)行相應(yīng)的自我調(diào)適。
（二）信息集散中心的建立與維護(hù)
對于那些有著成熟的項(xiàng)目管理系統(tǒng)的公司，項(xiàng)目層面的信息集散中心自當(dāng)是項(xiàng)目管理系統(tǒng)無疑，一些較為流行的項(xiàng)目管理系統(tǒng)如Microsoft Project Server等
均提供了一定的項(xiàng)目信息集散功能。然而，由于不同的公司往往擁有其獨(dú)特的項(xiàng)目特點(diǎn)，通用的項(xiàng)目管理系統(tǒng)往往并不能滿足其要求，由此而派生出了一些其他的信息集散方式。
圖1 翻譯項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)文件夾結(jié)構(gòu)
對于大多數(shù)翻譯公司來說，由于其工作內(nèi)容主要在于電子文件的處理與交換，因此，基于一定的規(guī)則進(jìn)行文件共享，是許多較小規(guī)模公司通用的信息集散方式。按照這種方式，項(xiàng)目文件按照一定的結(jié)構(gòu)進(jìn)行放置，比較典型的項(xiàng)目文件夾結(jié)構(gòu)如下所示，一般情況下，MGT文件夾中存放所有與項(xiàng)目管理相關(guān)的文檔，其中：
· Budget中存放所有與項(xiàng)目成本及預(yù)算相關(guān)的文件，包括項(xiàng)目報(bào)價(jià)、預(yù)算基準(zhǔn)、每周預(yù)算跟蹤、項(xiàng)目每周實(shí)際成本統(tǒng)計(jì)等等。
· Feedback中存放所有與本項(xiàng)目有關(guān)的來自客戶的反饋。在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，必然會碰到若干問題需要客戶進(jìn)一步解答或澄清，相應(yīng)的反饋存放于此處，供項(xiàng)目所有相關(guān)成員共同遵循。
· Info中存放與本項(xiàng)目相關(guān)的一些背景資料，如工作范圍、進(jìn)度信息等，這些資料可能對于實(shí)際的項(xiàng)目生產(chǎn)并無直接影響，但往往能夠起到一些參考作用。
· Report中存放本項(xiàng)目的定期報(bào)告，通常項(xiàng)目經(jīng)理每周需要將項(xiàng)目的進(jìn)展向客戶做相應(yīng)的匯報(bào)。
當(dāng)然，文件共享的方式并不能解決大型翻譯項(xiàng)目管理的信息集散需求，在許多公司，除了借助項(xiàng)目管理系統(tǒng)之外，項(xiàng)目經(jīng)理通常還會為特定項(xiàng)目建立特定的
信息集散站點(diǎn)，以便在跨地域乃至跨文化的團(tuán)隊(duì)中即時(shí)共享相關(guān)信息，這就需要借助一些既有的團(tuán)隊(duì)協(xié)作軟件來達(dá)成目標(biāo)。
目前應(yīng)用比較廣泛的包括IBM Lotus Quickr 和Windows SharePoint Services，項(xiàng)目成員以團(tuán)隊(duì)和工作組的形式，在相對獨(dú)立的空間內(nèi)共享信息，項(xiàng)目經(jīng)理作為主要管理者，負(fù)責(zé)信息的建立及更新。
責(zé)任編輯：admin
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